Waste-of-time management: Waar gaat het fout?

Last Updated on september 30, 2018 by Adriaan de Man

[vc_row][vc_column width=”3/6″][dfd_info_box title=”Jacqueline Hospers” subtitle=”” main_content=”” read_more=”box” icon_type=”custom” main_style=”style-2″ main_layout=”layout-2″ link=”url:https%3A%2F%2Fwww.pentascope.nl%2Fwie-zijn-wij%2Fjacqueline-hospers%2F|||” undefined=”” icon_size=”60″ border_radius=”30″ title_font_options=”tag:div” icon_bg_size=”60″ hover_border_radius=”60″ background_color=”#ffffff” hover_background_color=”#ffffff” icon_image_id=”21646″][dfd_spacer screen_wide_spacer_size=”20″ screen_normal_resolution=”1024″ screen_tablet_resolution=”800″ screen_mobile_resolution=”480″][vc_column_text]

De vakantie is nu echt voorbij en we schieten weer met z’n allen in de drukte. Het werk stapelt zich op. Aan bovenkant gaan er 2 taken af die zijn afgerond en onder komen er 3 taken bij. Dat is toch niet de bedoeling, maar wat te doen?
Onlangs las ik een artikel over een 5-urige werkweek bij een bedrijf in Duitsland en vroeg me af: Hoe ga ik dat ooit voor elkaar krijgen?

[/vc_column_text][dfd_spacer screen_wide_spacer_size=”20″ screen_normal_resolution=”1024″ screen_tablet_resolution=”800″ screen_mobile_resolution=”480″][vc_column_text]

Time management

Die gedachte stimuleerde me weer eens in de problematiek van time management te duiken en ik ontdekte dat daarin twee zaken belangrijk zijn:

• heldere doelen stellen
• concentratie

In deze blog ga ik hier op in en deel ik mijn oplossing daarvoor.

Waste-of-time

Laat ik beginnen met mijn eigen waste-of-time management om de omvang van het probleem te verkennen. Zojuist nog. Ik zit thuis te schrijven aan deze blog. De hond blaft op een plek waar hij nooit blaft. Ik ga kijken. Niets aan de hand. Ik loop langs de wasmachine. Die is klaar. Even snel in de droger stoppen. Weer terug naar de keukentafel en verder schrijven. Ik zit nog maar net, ben 3 zinnen opgeschoten en bedenk me dat ik de volgende was vergeten ben in de wasmachine te stoppen. Toch maar even doen. Ben zo terug. Op de terugweg naar de keukentafel bedenk ik me dat ik wel heel slecht ben in time management, dus pak ik mijn notitieboekje om even te checken of alle taken er wel op staan. Zucht. Het is ook mijn karakter, denk ik. Nu blijkt dat twee van onze vier kinderen ADHD hebben (voor wat die stempel waard is) en mijn partner en ik snappen wel waar dat vandaan komt. Ik heb het namelijk zelf ook. En soms word ik daar helemaal gek van. Ik kan koffie maken, iemand bellen en tegelijkertijd even op de app kijken of er niet iets anders binnenkomt en ook nog even de speaker op ‘stil’ zetten om tussendoor wat tegen de kinderen te zeggen. Echt waar. Wat ik ook kan als ik de krant ga lezen, is tegelijkertijd mijn iPad en mijn telefoon meenemen. Ik heb de krant dan op mijn schoot liggen, maar ben nog even aan het opzoeken op de iPad of CBD druppels iets voor mij zouden zijn en tegelijkertijd app ik met de ‘kookgroep’ en antwoord ik dat ik volgende week graag mee ga naar de film.

Een van de A’s van ADHD gaat over het woord Aandacht. Mijn dochter belde afgelopen dinsdag in paniek op. Ze had haar vlucht gemist. Ze zat in bad en kreeg ze een appje dat ze onmiddellijk naar de gate moest. In haar beleving was de vlucht een dag later. Zij had haar aandacht er niet helemaal bij toen ze haar ticket bestelde. Ik kon er hartelijk om lachen, want voor het regelen van een binnenlandse vlucht in Thailand boekte ik ook zonder enig probleem 6 tickets in mei, terwijl we echt pas in augustus in Thailand zouden zijn. Dit alles is een waste of time en behoorlijk aandachtloos. Met alle vervelende gevolgen van dien. Het is tijd om dat wat in het verleden voor mij goed werkte, maar onderweg ben vergeten, in ere te herstellen: doelen stellen en concentreren.

Doelen stellen

Het ultieme doel is doelen stellen voor de week. Ik start bij de doelen voor de dag. Die kan ik nu behappen. Aan het begin van de dag maak ik een lijst met wat ik aan het eind van de dag wil afhebben. Je kunt dat ook de vorige avond doen, maar aangezien ik een ochtendmens ben werkt dat ’s ochtends voor mij het beste. Ik heb een heel mooi boekje waar ik de to-do’s in schrijf. Ik doe het bewust op papier, omdat ik door de beweging van het schrijven het beter onthoud. Ook de plek op het pagina en de lengte van de woorden en zelfs het handschrift van dat moment helpen mij om inzicht te krijgen in mijn taken.

Waarom op papier en niet op de computer vraag je je wellicht af? Op de takenlijst in de computer ziet alles er hetzelfde uit en kan ik daardoor alsnog taken overslaan, omdat ik ze als het ware niet ‘zie’.

En dan aan de slag: gewoon bovenaan beginnen met de eerste taak. Als het klaar is afvinken. Echt het is super simpel. Echter bij navraag in mijn omgeving blijkt dat velen wel een to-do lijstje hebben, maar het zeker niet consequent toepassen. De meesten laten zich leiden door wat er in hun email box tevoorschijn springt.

Concentreren

Hoe kun je nu in zo weinig mogelijk tijd zoveel mogelijk taken wegstrepen en dus meer tijd overhouden? Soms zie ik als een berg op tegen die hele takenlijst en het uitstellen begint. Maar onlangs bedacht ik me weer dat ik ooit de Pomodoro technique heb geleerd. De Pomodorotechniek is een methode voor timemanagement, ontwikkeld aan het eind van de jaren tachtig door Francesco Cirillo. Bij deze techniek gebruik je een ‘kookwekker’. In dit geval in de vorm van een tomaat die je op 25 minuten zet.* Precies genoeg tijd om een taak gedaan te krijgen en daarna even rust te nemen. Dat bleek prima te werken. De Pomodorotechniek was geboren.

De techniek bestaat oorspronkelijk uit 5 stappen waar ik een stap voor heb gezet:

1. Deel je taken op in ‘pomodoro’s’. Hoeveel ‘pomodoro’s’ denk je nodig te hebben om een blog te schrijven? Hoeveel heb je nodig om je email weg te werken? Hoeveel tijd kost een telefoongesprek? Deel je dag in een aantal ‘pomodoro’s’ en bekijk of je niet te veel taken hebt bedacht voor die dag.
2. Besluit welke taak je gaat doen
3. Stel de kookwekker in op 25 minuten
4. Werk aan de gekozen taak tot de wekker gaat
5. Neem een korte pauze
6. Na elke vierde ‘pomodoro’ neem je een langere pauze (30 minuten)

Als je op kantoor bent en een collega wil iets van je, dan zeg je ‘pomodoro aan’, of je laat de kookwekker zien. Misschien snapt hij het.

*In de jaren ’80 merkte Francesco Cirillo dat hij maar niks gedaan kreeg wanneer iedereen hem maar vragen bleef stellen en hij constant last had van afleiding. De Italiaan wist dat hij zichzelf en anderen om hem heen moest gaan heropvoeden. Hij pakte een timer uit de keuken, die er toevallig als een tomaat uitzag, ‘pomodoro’ in het Italiaans en zette hem op 25 minuten. Na 25 minuten neem je 5 minuten pauze waarbij je de was kan doen, apps kunt lezen, bellen en alles wat je maar in de 5 minuten gepropt krijgt. Als je er 4 ‘pomodoro’s’ op hebt zitten mag je een langere pauze nemen.[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/6″][/vc_column][vc_column width=”2/6″ el_class=”sticky” col_shadow=”box_shadow_enable:disable|shadow_horizontal:0|shadow_vertical:15|shadow_blur:50|shadow_spread:0|box_shadow_color:rgba(0%2C0%2C0%2C0.35)” col_shadow_hover=”box_shadow_enable:disable|shadow_horizontal:0|shadow_vertical:15|shadow_blur:50|shadow_spread:0|box_shadow_color:rgba(0%2C0%2C0%2C0.35)”][dfd_single_image image=”22457″ img_rounded=”50″][dfd_spacer screen_wide_spacer_size=”20″ screen_normal_resolution=”1024″ screen_tablet_resolution=”800″ screen_mobile_resolution=”480″][/vc_column][/vc_row]