Transparant organiseren: Must of Mythe? (deel 1) 

Last Updated on december 10, 2023 by Gea Maring

We leven in een tijd waarin er steeds meer transparantie wordt gevraagd van organisaties. Bijna dagelijks komen er inzichten boven tafel waar gebrek aan transparantie toe kan leiden; of het nu gaat om de toeslagenaffaire, de aardgasproblemen, de milieuvervuiling door Chemours, etc.. De publieke verontwaardiging, die je als organisatie te wachten staat, als je niet transparant bent (geweest) over je handelen en bedoelingen, is duidelijk. Zeker als die handelingen en bedoelingen nu of in de toekomst negatief uitpakken voor anderen.

Is transparant zijn dan de oplossing? Hoe doe je dat dan en hoe maak je daar de passende keuzes in? Vragen waar veel organisaties mee worstelen.

Het komend jaar zullen we in een aantal blogs de aspecten van Transparantie in organisaties onder de loep nemen, om meer zicht te krijgen op het vraagstuk. En om bij de start al direct maar transparant te zijn: hoe het precies zit weten wij ook niet, maar we nemen jullie graag mee in onze ontdekkingsreis! In deze eerste blog lees je meer over Transparant Organiseren en waarom je medewerkers blijer zijn wanneer je als organisatie transparant bent.

Wat is transparantie?

De algemene betekenis van transparant zijn is: begrijpelijk, duidelijk, glashelder, helder, licht, lucide, ondubbelzinnig, zonneklaar, zuiver, doorschijnend.

In organisaties gaat transparantie over openheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid van de organisatie. Door inzicht te geven in de dilemma’s waar het bedrijf mee kampt, hoe de organisatie daarmee omgaat en welke gevolgen die keuzes hebben, wordt de organisatie voor belanghebbenden beter aanspreekbaar op haar activiteiten.

Transparantie als kernwaarde in een organisatie betekent dat je doorzichtig bent, begrijpelijk en helder. Over de bedoelingen, de visie, de missie, de verwachtingen.

Organisatietransparantie is ook een belangrijk onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Iedere stakeholder kan dan zien in hoeverre de organisatie zich aan de wet- en regelgeving houdt.

Transparantie in een organisatie gaat aan de ene kant over interne transparantie, tussen management en medewerkers en over afdelingen heen. Maar anderzijds ook over externe transparantie naar klanten, leveranciers, overheid, omwonenden en de gehele maatschappij.

Een ander aspect van transparantie is het moment waarop een organisatie transparant is naar de verschillende interne en externe belanghebbenden. Dat kan vooraf, door hen direct bij plannen en acties te betrekken, maar ook meer achteraf, bij de verantwoording van activiteiten.

Transparante interne organisatiecultuur: Futurice als voorbeeld   

Laten we met interne transparantie beginnen. Veel organisaties streven een intern open en transparante organisatiecultuur na, vanuit de overtuiging hiermee invulling te geven aan goed werkgeverschap en de basis te leggen voor externe transparantie naar externe belanghebbenden.

Een mooi voorbeeld is de Finse software organisatie Futurice, tot tweemaal toe Beste Werkgever van Europa in de categorie Small and Medium Sized Companies. Op de site van Great Place to Work en Futurice zelf lezen we dat het bedrijf is opgericht in 2001. Er werken nu ruim 600 medewerkers en het heeft kantoren in Finland, Zweden, Duitsland en Engeland. De organisatie bestaat uit kleine teams van medewerkers die direct contact hebben met de klanten. Transparantie is het keyword binnen Futurice.

Hoe zorgen zij ervoor dat er echt transparantie in de organisatie is? Dit start bij Futurice met het beginsel dat iedereen in de organisatie leider is: een duidelijk teken van een streven naar weinig tot geen hiërarchie. Futurice koos bewust voor deze aanpak om haar snelle groei te faciliteren en te stimuleren.
Futurice ging daarnaast over tot complete transparantie. Centraal staat de eigen Futurice manier van denken: de regel van 4 x 2. Iedereen mag een beslissing nemen zolang die voldoet aan klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid, bijdrage aan het bedrijf en aan de maatschappij. Zowel voor nu als in de toekomst. Futurice moedigt iedereen aan om met ideeën te komen; en voldoet het idee niet aan de 4 x 2 regel: verbeter dan je idee.

Wat zijn de voordelen van volledige transparantie volgens Futurice?

  • Autonomie
  • (Positieve) controle
  • (Zelf) management en weinig hiërarchie
  • Vertrouwen
  • Feedback
  • Focus op resultaten
  • Waardering en respect
  • Leren
  • Het gevoel van samenzijn
  • Verandering

Hoe past Futurice deze principes van transparantie toe in de praktijk?

Ten eerste zijn alle resultaten bekend voor iedereen in de organisatie: van financiën tot sales. Iedereen kan deelnemen aan managementbijeenkomsten. Eén keer in de maand is het Futufriday waarbij iedere medewerker een presentatie van 10 minuten kan geven over iets informatiefs of iets leuks. Daarnaast heeft de CEO speeddates met medewerkers met de vragen:

  • Wat vind je leuk?
  • Wat vind je niet leuk?
  • Wat wil je veranderen?

Alle creditcard gegevens van alle mensen in de organisatie zijn openbaar. Iedereen beslist zelf of hij/zij geld wil uitgeven, met in het achterhoofd dat iedereen het kan zien.
Futurice zorgt voor haar eigen medewerkers, en ook voor de familie.  De familieleden van de medewerkers vullen een “familie” vragenlijst in over hoe ze Futurice ervaren.

Wat levert de transparantie Futurice op?

De ‘opbrengsten’ van bewust bezig zijn met goed werkgeverschap en met de strategie van volledige transparantie, voldoet volgens Futurice aan de 4 x 2 regel.

  • Hoge cijfers van klanttevredenheid
  • Beste Werkgever van Finland en Europa
  • Winstgevende groei in de afgelopen 20 jaren
  • Een positieve impact op de maatschappij via haar producten en organisatiecultuur

Futurice is een mooi voorbeeld, maar is dat nu toepasbaar op iedere organisatie?

Vast en zeker niet, maar het maakt wel nieuwsgierig om te onderzoeken wat (meer) transparantie binnen jouw organisatie zou kunnen brengen en hoe je het kan invullen. Zoals Great Place to Work op haar website schrijft, zijn organisaties altijd op reis: een reis naar goed werkgeverschap, waarbij je kijkt wat het beste past bij jouw organisatie en jouw mensen. De eindbestemming mag dan hetzelfde zijn, de route ernaartoe en het belang van transparantie verschillen.

In volgende blogs gaan we verder in op die zoektocht naar het hoe van transparantie en belichten we ook de externe transparantie. We zijn benieuwd naar je reactie op deze blog. Je kan ook een mail sturen naar theo.dijt@pentascope.nl.

We helpen organisaties, zowel in de publieke als private sector, om in beweging te komen. Wil je iets binnen jouw organisatie veranderen? We onderzoeken samen met jou wat ervoor nodig is.  


Deel op LinkedIn

LinkedIn

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meer inspiratie