Stop met het begrotingsritueel, speel het bijdrage-spel

[vc_row][vc_column width=”3/6″][dfd_info_box title=”Theo Dijt” subtitle=”” main_content=”” read_more=”box” icon_type=”custom” main_style=”style-2″ main_layout=”layout-2″ link=”url:https%3A%2F%2Fwww.pentascope.nl%2Fwie-zijn-wij%2Ftheo-dijt%2F|||” undefined=”” icon_size=”60″ border_radius=”30″ title_font_options=”tag:div” icon_bg_size=”60″ hover_border_radius=”60″ background_color=”#ffffff” hover_background_color=”#ffffff” icon_image_id=”21642″][dfd_spacer screen_wide_spacer_size=”20″ screen_normal_resolution=”1024″ screen_tablet_resolution=”800″ screen_mobile_resolution=”480″][vc_column_text]

Vorig jaar hebben we bij Pentascope de begroting afgeschaft. We spelen elke vier maanden het bijdrage-spel. Nu zijn onze financiën persoonlijker, actueler, speelser en overzichtelijker. Ook andere organisaties, zoals de Gemeente Haarlem, doen al mee en verdelen werk, uren en talenten op deze manier. Ik merkte ook deze zomer weer waarom het zo goed werkt.

[/vc_column_text][dfd_spacer screen_wide_spacer_size=”20″ screen_normal_resolution=”1024″ screen_tablet_resolution=”800″ screen_mobile_resolution=”480″][vc_column_text]Kom ik vol van verhalen thuis over de mooie en minder fijne (on-)verwachte belevenissen van de vakantie: dat weidse uitzicht vanaf die berg, die leuke wandeling met elkaar, die vertraging onderweg etc. Hoe we daar samen hebben genoten, gelachen en geïmproviseerd. En de buurman vraagt mij bij het bedanken voor het verzorgen van de planten:

  • Weet je al wanneer en waar je in 2019 op vakantie gaat?
  • En wie er allemaal van de kinderen, familie en vrienden dan meegaan?
  • En wordt het met de auto of toch vliegen?

Ik sta even met mijn mond vol tanden en stamel: kom ergens volgend voorjaar nog eens langs, dan kan ik hopelijk meer vertellen….!!

Want zo vér vooruit plannen wil (en kan) ik in ieder geval helemaal niet, al was het maar omdat de ervaring leert dat er nog zoveel omstandigheden en gebeurtenissen, maar ook veranderde interesses en ideeën komen die de echte vakantieplannen voor 2019 gaan bepalen.

Begroting en planning versus dagelijkse sturing

Toch zijn het wel de vragen die we elkaar zakelijk rond deze tijd stellen; de periode van jaarplannen en begroten/budgetteren voor 2019 is in veel bedrijven en organisaties al begonnen. We buigen ons over vragen zoals:

  • Weet je al of en wanneer dit nieuwe product gelanceerd zal worden?
  • Welke omzet zullen de grootste klanten in 2019 gaan maken?
  • Hoeveel extra personeel hebben we nodig en wat worden de salarissen, het ziekteverzuim en de wervingskosten?

Geduldig worden spreadsheets ingevuld en jaarplannen opgeleverd, vaak via standaard-formulieren en sjablonen. Bij elkaar een digitale en/of papieren informatieberg.

Begroten we ‘geavanceerd’ dan gooien we er nog enkele ‘what-if’-scenario’s tegenaan, zodat we ook de veranderende wereld ‘in control’ menen te kunnen houden.

Het gesprek over al die plannen wordt door managers en specialisten gevoerd, medewerkers zijn meest slechts indirect en op afstand betrokken. Het is vooral een exercitie met het ‘hoofd’, nuttig maar met weinig gevoel.

Tegelijkertijd werken organisaties steeds meer met zelfsturende teams, agile- en lean-aanpakken om wendbaar en flexibel te blijven. Want we ervaren dat veranderingen sneller gaan dan dat we ze bij kunnen houden en er dus voortdurende bijsturing in het werkproces nodig is. Én dat daarbij de inbreng en het commitment van medewerkers essentieel is voor het best werkende resultaat. Door samen de taken en acties te verdelen ontstaat er zicht op ieders persoonlijke bijdrage. Dat motiveert en creëert betrokkenheid en eigenaarschap. Daar voelen we ons ‘hart’ en steken we onze handen uit de mouwen.

Hoe krijgen we die werelden van de jaarcycli en korte termijn-planning en (zelf-)sturing weer bij elkaar?

Bijdrage-spel

Binnen Pentascope hebben we de begroting afgeschaft en experimenteren we sinds vorig jaar met het Bijdrage-spel. Iedereen maakt daarin duidelijk wat hij of zij de komende periode (voor ons bij Pentascope is dat een trimester) gaat bijdragen. Aan de ene kant van de lijn staan zo de huidige (of de geplande) opbrengsten, aan de andere kant de uitgaven die we samen willen doen. Daarnaast geven we ook aan welke projecten of initiatieven we op willen/moeten pakken, en hoeveel inzet van wiens tijd en talenten die vragen.

Uitgangspunten van het spel zijn:

  • Continu bijsturen per 4 maanden; ‘Na stap 1, komt stap 1’
  • Doel is ‘Streep op de horizon’; de richting is duidelijk, maar niet exact ingevuld
  • Persoonlijk commitment aan realisatie van de doelen
  • Gezamenlijk gesprek over planning en realisatie
  • Meer dan alleen geld, ook energie en talenten koppelen aan acties
  • Speels en visueel proces
  • Duidelijke spelregels, af te ronden in 1 dagdeel

We ervaren tot dusver een aantal pluspunten in het experiment met het Bijdrage-spel:

  • Iedereen is betrokken, het is geen ‘administratief’ begrotingsproces
  • Planning en resultaat in tijd dichter bij elkaar (4 maanden)
  • Realistischer en concretere planning, vooral vanwege de kortere termijn
  • Sneller bijsturen mogelijk, versnelling leercurve
  • Door samenspel meer uitwisseling van ideeën en plannen
  • Gezamenlijk en persoonlijk commitment en eigenaarschap
  • Open gesprek over prioriteiten en keuzes
  • Hoofd, hart en handen verbonden in 1 proces
  • Samen een leuke middag!

En gelukkig werkt het niet alleen bij ons. Zo begeleiden we bij de Gemeente Haarlem verschillende teams die met het bijdrage-spel hun werk verdelen en inzicht krijgen in elkaars talenten en ontwikkelwensen. Zo ontwikkelt ook het bijdrage-spel zelf zich verder. En we blijven de komende tijd door experimenteren!

Voor Pentascope in september dus geen concept-begroting meer voor 2019, maar wel duidelijkheid over ieders geplande bijdrage tot het einde van 2018!
Door die helderheid over bijdragen, kosten en resultaten voor de komende periode, ontstaat er letterlijk en figuurlijk verlichting binnen Pentascope.

Nieuwsgierig geworden naar het Bijdrage-spel? Laat het weten!

 

Meer lezen over het bijdragespel en wat we nog meer doen om te blijven experimenteren? Intermediair schreef deze zomer een artikel over Pentascope: Weg met de ondernemingsraad en de jaarbegroting!

[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/6″][/vc_column][vc_column width=”2/6″ el_class=”sticky” col_shadow=”box_shadow_enable:disable|shadow_horizontal:0|shadow_vertical:15|shadow_blur:50|shadow_spread:0|box_shadow_color:rgba(0%2C0%2C0%2C0.35)” col_shadow_hover=”box_shadow_enable:disable|shadow_horizontal:0|shadow_vertical:15|shadow_blur:50|shadow_spread:0|box_shadow_color:rgba(0%2C0%2C0%2C0.35)”][dfd_single_image image=”22398″ img_rounded=”50″ tutorials=””][dfd_spacer screen_wide_spacer_size=”20″ screen_normal_resolution=”1024″ screen_tablet_resolution=”800″ screen_mobile_resolution=”480″][/vc_column][/vc_row]

Deel op LinkedIn

LinkedIn

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Meer inspiratie