Last Updated on april 17, 2023 by Tara Vester
Als Pentascope worden wij vaak gevraagd voor het ontwikkelen van opmaat programma’s en/of trainingen bij het begeleiden van veranderingen, leiderschapsontwikkeling, projectmanagement, opdrachtgeverschap in organisaties etc. En vaak vormt de vraag een combinatie van bovenstaande onderwerpen.
Zelf ben ik vooral actief in het begeleiden van trainingen op het gebied van goed opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. In deze blog wil ik je meenemen in een paar aspecten die ons opvallen in het komen tot een goed opdrachtgeverschap. Tevens zal ik inzoomen op het creëren van een goed samenspel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
Het waarom van opdrachtgeverschap
Wellicht denk je; “opdrachtgeverschap bestaat toch al eeuwen, wat is daar zo bijzonder aan?” Bij vooral grotere (semi) publieke organisaties zie je de laatste jaren meer aandacht voor de specifieke rol van opdrachtgevers ontstaan. Waar voorheen vaak een directeur van een dienst opdrachtgever was van vele opdrachten inclusief de aansturing van een lijnorganisatie, zie je steeds meer een aparte opdrachtgever die verantwoordelijk is dat de opdracht binnen een gesteld termijn, budget en kwaliteit kan worden gerealiseerd. Vanwege een groeiende complexheid in opdrachten, bijvoorbeeld omdat ze over meerdere disciplines heen gaan of door een grotere wens aan participatie, helpt het om die rol bij een persoon te leggen die zich daar goed op kan focussen.
Wat doet een opdrachtgever?
De opdrachtgever vertaalt ideeën, wensen, verlangens, problemen, uitdagingen e.d. van zijn opdrachtgever, bijvoorbeeld van het bestuur en/of directie naar een werkbare opdracht. Die werkbare opdracht noemen wij ook wel de ‘opdracht scherp’, waarin randvoorwaarden geld, tijd, capaciteit mensen, scope, samenwerking en overleg, verantwoordelijkheid, afspraken etc., worden vastgelegd. En die opdracht scherp is geen momentopname, maar een proces wat op gezette tijden met elkaar (opdrachtgever en opdrachtnemer) herijkt dient te worden. Enerzijds om te checken of de denkbeelden nog hetzelfde zijn en er hetzelfde onder verstaan wordt, anderzijds omdat er natuurlijk voortschrijdend inzicht ontstaat wanneer je iets gaat ontwikkelen.
Valkuil
Vaak zien we de valkuil dat hier onvoldoende tijd en ruimte voor wordt genomen. Zowel de opdracht goed scherp maken als wel het voldoende tijd nemen om regelmatig te reflecteren en te herijken. Dat geldt zowel voor de opdrachtgever in de rol van opdrachtnemer naar het bestuur/directie als in de rol van opdrachtgever naar zijn opdrachtnemer(s).
‘Op het moment dat je denkt dat je weet wat je ziet, stop je met kijken’.
In onze evolutie als mens hebben we geleerd heel snel te denken en conclusies te trekken. Immers een leeuw die op je afkomt, vraagt om een zo snel mogelijke oplossing: wegrennen naar een plek waar die jou niet kan pakken. Echter, veel vragen en vraagstukken in onze huidige tijd zijn niet meer zo enkelvoudig en vragen niet om snelle oplossingen, maar om goed nadenken, goed luisteren, samenvatten doorvragen en je aannames checken.
Specifieke vaardigheden nodig
Met het nadenken en meestal ook het kennisniveau over het specifieke themagebied zit het wel goed bij de opdrachtgevers die wij mogen begeleiden. Wij zijn ook van mening dat het een absolute pré is wanneer je als opdrachtgever kennis en ervaring hebt in het vakgebied waarin je opereert en begrijpt tegen welke inhoudelijke aspecten de specialisten/projectmanagers aan kunnen lopen. Aandachtspunten liggen met name in de communicatieve vaardigheden en dan op het bewustzijn van de verschillende niveaus van communicatie én luisteren.
Niveaus van communicatie
De niveaus van communicatie gaan uit van 4 niveaus: Inhoud, Procedure (of Proces), Interactie en Emotie. Als Pentascope hebben we daar nog een 5e niveau aan toegevoegd, namelijk Sfeer (of Spiritualiteit). Inhoud gaat over het ‘wat’, de inhoud van de boodschap. Procedure over hoe we dingen aanpakken, de agenda van het gesprek. Interactie over de non-verbale signalen tussen de gesprekspartners. Emotie over wat je voelt en Sfeer of Spiritualiteit is de fundering van deze niveaus van communicatie. Die gaan over je normen en waarden die je gevormd hebben en hoe je naar de wereld kijkt.
4 niveaus van luisteren
Een mooie aanvulling op deze niveaus van communicatie vormen de 4 niveaus van luisteren van Otto Scharmer (grondlegger van de Theory-U). Volgens Scharmer is luisteren de meest onderschatte leiderschapsvaardigheid. Hij stelt dat de meeste fouten door leiders gemaakt worden door een ‘luistertekort’. Dat tekort ontstaat door te weinig ruimte en aandacht, maar ook door het onderschatten van luistervaardigheden. Deze 4 niveaus van luisteren zijn:
- Downloading: Deze vorm van luisteren is horen wat past in je eigen referentiekader ter bevestiging van wat je weet en de rest negeren, ter bekrachtiging van je wereldbeeld.
- Object/feitgericht: Op dit niveau luister je naar de feiten en ga je het gesprek rationeel analyseren. Je luistert, bent nieuwsgierig en laat nieuwe informatie toe, ook als dit je eigen standpunt tegenspreekt.
- Empathisch: Op het niveau van empathisch luisteren hoor je de ander met zijn of haar gevoelens en tegelijkertijd hoor je de gevoelens van jezelf. Je luistert met je hart. We proberen ons op dit niveau door inlevingsvermogen in de ander te verplaatsen.
- Generatief: Bij het vierde niveau gaat het om wakker aanwezig zijn in het nu, en openstaan voor alles wat zich aandient. Je voelt je onderdeel van een groter geheel. Hier luister je ontspannen en aandachtig: heb je aandacht voor de ander maar ook voor eigen sensaties, gedachten, beelden en verbanden. Als een dans tussen luisteraar en spreker, ontstaat er een creatieve dialoog. Beide komen tot nieuwe inzichten als resultaat van de uitwisseling.
Wat wij vaak merken in oefeningen die wij doen voor leiderschapsontwikkeling rondom ‘scherp maken van een opdracht’ is dat wij (en ik spreek hier ook over mijzelf) heel goed zijn in ‘Inhoud en Procedure’ en ‘Downloading en Rationele Nieuwsgierigheid’, die je ook wel de bovenstroom kunt noemen. Maar minder bedreven zijn op het letten van signalen in de ‘Interactie, Emotie en Sfeer’ en ‘Empathisch en Generatief luisteren’, oftewel de onderstroom. We zijn heel goed getraind in het stellen van analytische, inhoudelijke vragen en het oplossen van een probleem, maar letten veel minder op de non-verbale signalen. We zien vaak de neiging in gespreksoefeningen ‘opdracht scherp’ de ‘valkuil van de inhoud’: waar deelnemers zich vooral focussen op de inhoud van wat zij denken dat het probleem is; hoe dat te moeten oplossen en te weinig stilstaan bij wat hun gesprekspartner (de opdrachtgever) belangrijk vindt; waar die in het kader van de vraag wakker van ligt; hoe die verbaal en non-verbaal reageert op hun vragen etc. Deze laatste onderwerpen vragen meer een houding van luisteren op niveau 3 en 4, inleven en gezamenlijk de vraag onderzoeken in plaats van direct een oplossing van het probleem willen hebben.
Non-verbale signalen
En als we die non verbale signalen al opmerken, zien we vaak dat mensen niet zo goed weten hoe hiermee om te gaan. Of ze worden op een bepaalde manier geïnterpreteerd, zonder dat die aanname(s) gecheckt worden (Downloading). Redenen hiervoor zijn divers: de hierboven beschreven bias op inhoud; dat mensen onvoldoende gewend zijn om hier vragen over te stellen; de aanname dat het niet professioneel is hier vragen over te stellen; of het eng of lastig vinden omdat het zo ‘persoonlijk’ wordt.
Ik ben ervan overtuigd wanneer je leert om die niveaus van communiceren en luisteren actief in te zetten dit leidt tot zowel een betere inhoud en begrip van de vraag en/of probleemoplossing als een betere relatie, en daarmee een beter resultaat. En misschien ook een sneller proces, omdat je aan de voorkant van een opdracht meer tijd en ruimte met elkaar hebt genomen om te onderzoeken wat er moet gebeuren en hoe je daarin staat met je eventuele twijfels en onzekerheden. Zodat er minder kans op ruis kan ontstaan in het verdere proces van de opdracht en mocht die toch ontstaan er voldoende ruimte gevoeld wordt om die met elkaar te bespreken.
Ik wens jou en mijzelf veel luisterplezier!
We gebruiken de 4 niveaus van luisteren regelmatig in leiderschapsontwikkeling sessies. Zie jij ook een behoefte om hier meer mee te oefenen? We gaan graag samen met jullie aan de slag. Druk op onderstaande knop om in contact te komen.
Foto: Kyle Smith