Last Updated on januari 23, 2023 by Léon Polman
In deze blog deel ik hoe zes medewerkers hun managers (en ook ons) positief verrassen met een onverwacht sterk staaltje eigenaarschap van de werkvloer.
Groei&Bloei bijeenkomst
Fel zonlicht valt door de hoge ramen van het Groninger stadspark paviljoen ‘t Groene hart. Het is een passende locatie voor de eerste Groei&Bloei bijeenkomst van deze organisatie. Aan de muren hangen slingers en grote kartonnen bloemen in felle kleuren met diverse thema’s op de steel, welke door de zonnestralen extra oplichten. In het midden van de vrolijk aangeklede zaal staat een ovale tafel waar straks zes teamleiders en zes medewerkers plaats nemen. Ze hebben elkaar sinds ‘Corona’ niet live ontmoet. Ik voel me enigszins gespannen op deze stralende maandagmorgen. De medewerkers hebben – op eigen initiatief – een ingrijpende interventie gevraagd in ons zorgvuldig samengesteld en afgestemd programma. Wat ging hier aan vooraf?
Verkenners van de herinrichting
De zes medewerkers zijn de verkenners in de gewenste verandering. Ze representeren 200 collega’s van de afdeling die op de kop gaat om de werkprocessen beter aan te sluiten op de vragen van de klant. Bij de aanvang van onze opdracht hadden mijn collega en ik niet gedacht dat ze hun taak zó voortvarend zouden oppakken. Na een prikkelende oproep van het MT van de organisatie, hebben deze medewerkers zich aangemeld om actief en positief mee te denken over de herinrichting van hun eigen afdeling. Het MT worstelt al geruime tijd met dit vraagstuk en heeft onze hulp ingeroepen om het veranderproces vlot te trekken. Een participatieve aanpak is hun nadrukkelijke wens maar zij vinden het lastig een pragmatische methode en aanstekelijke aanpak te bedenken. Na de zomervakantie organiseerden we de eerste meet up van deze Verkennersclub, de eerste ‘live-bijeenkomst’ weer sinds een jaar. Deze bijeenkomst stond in het teken van verbinding en toelichting op hun gewenste rol bij de herinrichting.
Sterk staaltje eigenaarschap
Ter voorbereiding van de Groei&Bloei bijeenkomst mét het MT, vragen we de verkenners bij de meet up na te denken over de vraag: ‘Hoe haak jij jouw collega’s uit de teams actief én op inspirerende wijze aan in dit veranderproces?’ Het MT is benieuwd naar hun visie en ideeen. De verkenners gaan voortvarend aan de slag met deze opdracht. Tenminste, dat denken wij. Ze vragen ruimte om in werktijd met elkaar verder te overleggen over het vraagstuk. Echter, de dag voor de bijeenkomst laten ze het MT via mail weten de nieuwe inrichting klaar te hebben. Ook hebben zij geen behoefte aan de verbindende werkvorm die als start op het programma staat. Liever presenteren ze direct hun plan voor de nieuwe indeling.
Zo! Dat sterke staaltje eigenaarschap hadden we niet zien aankomen.
Go with the flow
Bij navraag blijkt dat de verkenners hadden verwacht dat er wél een plan van het MT op tafel zou liggen. Niets is minder waar. En het MT heeft dat ook vanaf het begin benadrukt, meerdere malen zelfs. Hun oprechte wens tot samenwerking is blijkbaar zó anders dan voorheen, dat de medewerkers het zich niet kunen voorstellen. Wij hadden appreciative inquiry (waarderend onderzoek) op het programma gezet om het keuzeproces te faciliteren en samen tot een nieuw herinrichtingsvoorstel te komen. Maar goed, het MT besluit gehoor te geven aan de interventie van de verkenners en we laten het programma los. Wij kozen de natuur als metafoor voor het veranderproces. En plotseling dagen de verkenners het MT en ons uit to go with the flow. Een passende en leerzame wending die leidde tot groei&bloei.
Groei&Bloei aan tafel
Terug bij de stralende herfstochtend in het Groninger stadspark paviljoen. Na een korte reflectie op de interventie, krijgen de verkenners het woord. Ze delen prints uit van foto’s van een white board waarop ze hun herindeling en teamindeling hebben uitgewerkt. Het MT luistert aandachtig en maakt aantekeningen. Na de presentatie van het plan begeleiden we het goede gesprek en stellen verdiepende vragen. De leden van het MT tonen zich blij verrast. Wij zien Groei&Bloei aan de tafel ontstaan. Gaandeweg de ochtend ontwikkelt het voorstel van de verkenners zich tot de nieuwe inrichting van de afdeling. Samen bedenken de verkenners en het MT verbeteringen voor processen die al jaren niet goed lopen. Oplossingen voor niet efficiënte afhandeling van klantvragen. Slimmere combinaties van taken en rollen in de verschillende teams. Het is prachtig om te zien hoe natuurlijk het groeiproces verloopt. In een sfeer van gelijkwaardigheid laten de medewerkers zien wat voor wijsheid en vernuft ze van nature in huis hebben wat betreft optimalisatie van werkprocessen en kennis van de teams.
Van tevoren hadden we niet kunnen bevroeden hoe treffend onze metafoor van Groei&Bloei zou gaan zijn voor deze participatieve aanpak. De wijsheid en het eigenaarschap van de werkvloer is dé succesfactor voor duurzame organisatieverandering. En het hele proces wordt er ook leuker en energieker van!